Ausgangslage im Personalverleih-Backoffice
Die Backoffice-Prozesse im Personalverleih verteilen sich in der Regel auf mehrere spezialisierte Systeme: ein CRM für Kundendaten, Vorlagen für Offerten, eine Zeiterfassungslösung, eine Lohnsoftware, ein Debitoren-Modul in der Buchhaltung und separate Auswertungen für Marge und Reporting. Jede Datenweitergabe zwischen diesen Systemen ist ein potenzieller Fehler-Punkt, jede Änderung erfordert manuelle Nachpflege, und die tatsächliche Rentabilität eines Einsatzes wird oft erst am Jahresende sichtbar.
payrollnow ist als Personalverleih-Plattform konzipiert, in der Offerten, Verträge, Einsätze, Zeit-Erfassung, Payroll-Engine, Rechnungswesen, Bankabgleich, Mahnungswesen und Profitabilitäts-Analyse in einem Datenmodell laufen. Jede Zahl ist rückverfolgbar bis zur Quelle. Jede Änderung — Krankheit, neue Periode, Vertragsende — löst die zugehörigen Folge-Tasks automatisch aus. Der Backoffice-Aufwand skaliert damit deutlich langsamer als das operative Geschäft.
Der End-to-End-Workflow: 12 Schritte, ein Tool
Von der ersten Preisberechnung beim Neukunden bis zum Lohnausweis am Jahresende — alles in einer Plattform, in einem Datenmodell. Die grau markierten Schritte übernimmt die Payroll-Engine vollständig automatisch, sobald Zeit erfasst ist.
Was ausserhalb der Timeline noch mitläuft, weil es ereignisgetrieben ist: Mutationen via Self-Service (Adresse, Bank, Familienstand direkt vom MA), Offboarding-Nachricht inkl. Hinweis auf Abredeversicherung und Pensionskasse, automatische Lohnausweis-Aggregation am Jahresende — bei Multi-Einsatz-Konstellationen ein Lohnausweis pro MA über alle Einsätze aggregiert.
Was payrollnow auszeichnet
Die Plattform ist konsequent ereignis-orientiert aufgebaut: Sie melden einen Vorgang, das System erzeugt die notwendigen Aufgaben, prüft Plausibilitäten und führt Sie durch jeden Folgeschritt. Fünf Kernpunkte, die den operativen Alltag konkret verändern:
Ereignis-basierte Task-Steuerung.
Sie melden einen Vorgang, das System erzeugt die notwendigen Folge-Tasks: Neuer Mitarbeitender → Onboarding-Task. Periode fällig → Verrechnungs-Task. Zahlungseingang offen → Mahnungs-Task.
Vom Lohnrechner zur digitalen Offerte in einem Fluss.
Der Lohnrechner dient als Grundlage der Offerte: Brutto, Netto, Arbeitgeberkosten inkl. GAV-PV werden berechnet und per Klick in eine digitale Offerte übernommen. Kunde bestätigt online per E-Sign, System legt automatisch Vertrag und Onboarding-Tasks an.
Profitabilität pro Einsatz — mit anteiliger Kostenzuordnung.
Die Marge ist jederzeit im Dashboard einsehbar: pro Vertrag, pro Mitarbeitendem, pro Kunde. Bei Multi-Einsatz-Situationen werden die Personalkosten proportional zum Erlös-Anteil zugewiesen.
QR-Bill, CAMT.053-Bankabgleich und 3-stufiges Mahnungswesen.
Der komplette Debitoren-Zyklus in einer Plattform — Rechnung generieren, versenden, Zahlungseingang abgleichen, gegebenenfalls mahnen. Ohne manuelle Schnittstellen zwischen Systemen.
Sie erfassen die Zeit — die Engine übernimmt den Monatslauf.
Ausserhalb der Zeit-Erfassung ist der Monatslauf weitgehend automatisiert: Sozialversicherungen, Quellensteuer aller 26 Kantone, GAV-PV-Zuschläge, Lohnblatt, Zahlungsfile, EMA-Meldungen und Lohnausweise am Jahresende.
Mitarbeiter-App mit Self-Service für Mutationen.
Adresse, Bankdaten, Familienstand, Krankheitsmeldungen — Mitarbeitende pflegen ihre Angaben direkt in der App. Jede Mutation läuft ohne Zwischenschritt in die Payroll-Engine.
Alle Funktionen im Detail — geordnet nach Backoffice-Bereich
Der vollständige Umfang, damit Sie beurteilen können ob Ihr aktueller Stack dagegen bestehen kann. Nichts davon sind Add-ons — alles ist Teil der Kernplattform ab CHF 25 pro MA/Monat.
Der vollständige Workflow in einer 30-minütigen Live-Demo.
Wir zeigen die Plattform anhand konkreter Anwendungsfälle: Offerte, Zeit-Erfassung, Rechnungslauf, Bankabgleich und Profitabilitäts-Cockpit — auf einem realen System, mit Ihren Prozessen.
Für wen sich die Umstellung lohnt
Wachsende Personalverleiher
Wenn Ihr Backoffice-Aufwand aktuell linear mit dem Mitarbeiter-Bestand mitwächst, entlastet die durchgängige Automatisierung Ihre Payroll- und Debitoren-Prozesse spürbar — vom ersten Einsatz bis in den drei- und vierstelligen Bereich.
SkalierungEtablierte Verleiher mit heterogenem Stack
Wenn Sie mit mehreren Systemen arbeiten und die Marge über Zwischenauswertungen in Tabellen berechnen, konsolidiert payrollnow Sales, Payroll, Debitoren und Reporting auf eine gemeinsame Datenbasis. Live-Profitabilität pro Einsatz ist im Basis-Umfang enthalten.
KonsolidierungNeue Personalverleiher mit frischer AVG-Bewilligung
Sie starten mit Personalverleih und möchten von Beginn an mit einer durchgängig integrierten Plattform arbeiten. Setup in 24 Stunden, Payroll-Engine und Compliance-Grundlagen bereits vorkonfiguriert.
GreenfieldDie Plattform ist für den gesamten Spannungsbogen von kleinen bis grossen Personalverleih-Betrieben ausgelegt. Bei individuellen Anforderungen — etwa Enterprise-Integrationen oder spezifische Prozess-Anpassungen — sprechen wir das im Rahmen der Demo direkt durch.
Preise: transparent pro Mitarbeitendem und Monat
Das Preismodell ist volumen-basiert und ohne Modul-Aufpreise gestaltet. Sämtliche im Beitrag beschriebenen Funktionen sind Teil des Basis-Umfangs, inklusive Cloud-Hosting in der Schweiz, Support und Swissdec-konformer Payroll-Engine.
Die Self-Service-Plattform ist ab CHF 12 pro Mitarbeiter/Monat auf der Plattform-Seite beschrieben — für Betriebe mit internem Payroll-Know-how. Das Payroll-Outsourcing mit unserem Fachteam ist unter CHF 25 pro Mitarbeiter/Monat verfügbar. Ein Wechsel zwischen den Modellen ist jederzeit ohne Datenmigration möglich — Login, Historie und Konfiguration bleiben erhalten.
Häufige Fragen aus dem Personalverleih-Alltag
Wir arbeiten bereits mit einer bestehenden Lösung — lohnt sich eine Umstellung?
Das hängt vom aktuellen Schmerz-Punkt ab. Wenn Marge, Debitoren-Zyklus oder Offerte-Prozesse aktuell über getrennte Systeme oder Tabellen laufen, lohnt sich die Konsolidierung schnell. Wir zeigen in der Demo, welche Ihrer heutigen Prozesse konkret ersetzt oder integriert werden.
Was passiert mit unseren historischen Daten aus dem bisherigen System?
Wir migrieren Lohnhistorie, Mitarbeitenden-Stammdaten, offene Rechnungen und laufende Verträge. Bestehende Systeme können für die Revisions-Historie im Lesezugriff verbleiben. Bei Bedarf begleiten wir ein Backtesting mit Parallel-Run über mehrere Monate, damit die neue Berechnung vor dem produktiven Cut-over validiert ist.
Sind wir GAV-PV-konform?
Ja. Die Payroll-Engine kennt die GAV-Personalverleih-Zuschläge, Mindestlöhne pro Einsatz-Branche, Equal-Pay-Regeln und automatische Wochenlohn-Berechnung. Wir aktualisieren die Tarife automatisch bei GAV-Anpassungen — Sie müssen nichts konfigurieren.
Was ist mit Quellensteuer und Grenzgängern?
Kantonale Tarife inkl. Sonderfälle (Wochenaufenthalter, Grenzgänger DE/FR/IT/AT, Halbfamilien) sind in der Engine. Sie tragen Wohnsitz + Zivilstand ein, wir berechnen den korrekten Tarif. DBA-Sonderregeln (Doppelbesteuerungsabkommen) werden geprüft.
Wie funktioniert die Integration mit unserer Buchhaltung?
Wir bieten bidirektionale Anbindungen an die gängigen Schweizer Buchhaltungssysteme. Lohn-Buchungssätze, Debitoren und Zahlungseingänge werden ohne manuellen Datei-Transfer synchronisiert. Nicht standardmässig unterstützte Systeme werden im Onboarding über offene API-Schnittstellen angebunden.
Können wir auch die Mitarbeiter-App branden?
Die Mitarbeiter-App läuft unter payrollnow-Marke. Bei Enterprise-Setups (100+ MA) unterstützen wir eigene Farb-Schemata und Logos. Fragen Sie in der Demo danach, dann zeigen wir was möglich ist.
Wo laufen die Server, was ist mit Datenschutz?
Server in Zürich, DSG-konform, kein Datentransfer in die USA. Row-Level-Security trennt die Daten pro Kunde auf Datenbank-Ebene. Regelmässige Security-Audits, dokumentierter Incident-Response-Prozess.
Wie schnell kommen wir live?
Standard-Setup 24 Stunden ab Vertragsunterzeichnung. Bei Migration aus einem bestehenden System rechnen Sie mit 1–3 Wochen für Datenübernahme, Parallel-Run und Cut-over. Wir begleiten jeden Schritt persönlich.
Prüfen Sie in 30 Minuten, ob payrollnow zu Ihren Prozessen passt.
Wir zeigen Ihnen die Plattform an konkreten Anwendungsfällen: Offerte anlegen, Zeit erfassen, Rechnung generieren, Marge auswerten. Danach haben Sie eine fundierte Grundlage für die weitere Entscheidung.