In den Beiträgen zur L-GAV-Lohnabrechnung und zum Stundenlohn haben wir die Regeln erklärt. Dieser Beitrag zeigt das Gegenstück: wie sich ein Monat Lohnbuchhaltung im Restaurant tatsächlich anfühlt, wenn die Regeln im System stecken statt im Kopf.
Der Betrieb
Nehmen wir ein typisches Restaurant: 14 Mitarbeitende — Küchenchef, Sous-Chef, Geschäftsführung und Service-Leitung im Monatslohn, dazu zehn Mitarbeitende im Stundenlohn mit wechselnden Pensen. Zwei davon mit B-Bewilligung, also quellensteuerpflichtig. Die Fluktuation ist gastro-typisch: Pro Jahr kommen und gehen mehrere Aushilfen. Genau diese Mischung macht die Lohnbuchhaltung im Gastgewerbe anspruchsvoller als in fast jeder anderen Branche gleicher Grösse.
Der Monat im Protokoll
Fiktiver, aber typischer Monat eines Restaurants mit 4 Festangestellten und 10 Stundenlöhnern.
Fünf Ereignisse, die in klassischen Systemen fünf Baustellen wären: ein Anmeldedossier, ein Versicherungsfall, ein Rechenabend mit der Stundenliste, ein Kontrolldurchgang, eine Schlussabrechnung mit Ferienguthaben-Rechnung. Hier sind es fünf Meldungen — alles Nachgelagerte erledigt das System im Moment der Erfassung.
Was die Betriebsleiterin selbst tut
Ehrlich aufgelistet, denn ganz ohne sie geht es nicht:
- Ereignisse melden: Eintritt, Absenz, Austritt — je zwei, drei Minuten, wenn es passiert
- Stunden liefern: per Import aus der Schichtplanung, einmal pro Monat
- Freigeben: am Zahltag die geprüften Abrechnungen anschauen und bestätigen
Das ist der ganze Job. Die Freigabe bleibt bewusst bei ihr — das System zeigt vorher, was es gerechnet hat und ob etwas auffällig ist.
Was sie nicht mehr tut
- Quellensteuer-Tarife nachschlagen und von Hand zuweisen
- Ferien-, Feiertags- und 13.-Zuschläge pro Person rechnen
- Mindestlöhne gegen die aktuelle L-GAV-Tabelle prüfen
- Anmeldungen und Abmeldungen bei Kassen und Versicherern zusammensuchen
- Am Jahresende Lohnausweise als Projekt aufsetzen — sie entstehen aus den laufenden Daten
Und weil der Betrieb die Administration als Ganzes im Griff haben will, läuft neben dem Lohn auch der Rest zusammen: Mit Pinit als Gastro-Gesamtlösung fliessen Kasse, Belege und Banking in dieselbe Administration — wie das zusammenspielt, zeigt die Branchenseite Gastronomie und der Beitrag über Gastro-Software aus einem Guss.
Und wer gar nichts machen will
Manche Betriebe wollen nicht einmal die 15 Minuten. Dann dreht sich das Modell um: Im Payroll Outsourcing für CHF 25 pro Abrechnung meldet der Betrieb nur noch die Ereignisse, und unser Service-Team erledigt den Rest — auf derselben Plattform, mit denselben Daten. Wer selbst abrechnet, zahlt CHF 12 pro Mitarbeiter und Monat für die Payroll Software. Der Wechsel zwischen beiden Modellen ist jederzeit möglich, ohne Systemwechsel.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Lohnabrechnung im Restaurant pro Monat?
Mit einem eventbasierten System reduziert sich der Aufwand auf das Melden der Ereignisse und die Freigabe am Zahltag — im beschriebenen Betrieb rund 15 Minuten am Zahltag plus wenige Minuten pro Ereignis unter dem Monat. Die Rechenarbeit, Zuschläge und Meldungen übernimmt das System.
Was muss ich tun, wenn eine neue Aushilfe anfängt?
Den Eintritt mit den Grunddaten erfassen — den Rest strukturiert das System: Es erstellt die Aufgaben für AHV- und BVG-Anmeldung, weist den Quellensteuer-Tarif zu und zeigt an, welche Angaben noch fehlen. Aushilfen sind damit Routine, kein Projekt.
Woher kommen die Stunden für die Abrechnung?
Aus der Schichtplanung oder Zeiterfassung per Import — oder aus manueller Erfassung. Aus den Stunden entstehen automatisch fertige Abrechnungen mit einzeln ausgewiesenen Ferien-, Feiertags- und 13.-Monatslohn-Zuschlägen.
Was kostet die Lohnabrechnung für ein Restaurant?
Bei payrollnow CHF 12 pro Mitarbeiter und Monat, wenn Sie mit der Software selbst abrechnen — oder CHF 25 pro Abrechnung im Payroll Outsourcing, wenn unser Service-Team übernimmt. Der L-GAV ist in beiden Fällen eingebaut.