Was kostet Lohnbuchhaltung in der Schweiz? Realistische Preise 2026

Die ehrliche Antwort auf die Frage „Was kostet Lohnbuchhaltung in der Schweiz?" hängt von vier Variablen ab: Anzahl Mitarbeitende, Komplexität (GAVs, Branche, Sonderlöhne), gewähltes Modell und versteckte Folgekosten. Wir betreiben selbst eine Schweizer Payroll-Plattform und sehen täglich, dass Firmen sich beim Pricing-Vergleich oft täuschen — meistens weil sie nur den Sticker-Preis berücksichtigen, nicht die echten Vollkosten.

Dieser Artikel zeigt, was Sie 2026 realistisch zahlen, für vier verschiedene Firmengrössen und vier verschiedene Modelle. Zahlen basieren auf öffentlichen Tarifen und Marktbeobachtung. Disclaimer und Quellenhinweis am Ende.

Worauf sich die Lohnbuchhaltung-Kosten zusammensetzen

Sieben Kostentreiber bestimmen, was Sie am Ende des Jahres effektiv für Lohnbuchhaltung zahlen:

• Personalkosten intern. Wenn Sie es selbst machen: Lohn-/HR-Verantwortliche/r mit anteiliger Auslastung. Faustregel: für 30 Mitarbeitende braucht es ca. 20–30% einer Vollzeitstelle. Bei einem Schweizer Lohnniveau von CHF 90'000–120'000 + Sozialleistungen sind das CHF 25'000–40'000/Jahr nur für die Person, ohne Tools.
• Software-Lizenzen. Bexio Lohn ab CHF 7/Monat (1 MA) bis CHF 25/Monat (5 MA). SwissSalary 365 CHF 39–74/Monat plus Business-Central-Lizenzen. Abacus quote-based. Eigene Tarif-Pflege fällt darauf weg.
• Pauschal-Honorar Treuhand. Typisch CHF 30–80 pro Mitarbeitendem pro Monat, je nach Komplexität und Region. Vorteil: planbar. Nachteil: jede Mutation ist üblicherweise im Preis enthalten — oder eben nicht.
• Stundensatz Treuhand. CHF 120–180/Stunde. Sinnvoll bei kleinen Strukturen unter 10 Mitarbeitenden, wird bei Skalierung schnell teuer.
• Plattform-Subscription. Pro Mitarbeiter/Monat: payrollnow CHF 12 (Self-Service) oder CHF 25 (Outsourcing), andere Anbieter zwischen CHF 18–40.
• Setup/Migration. Einmalig: bei payrollnow CHF 1'500–5'000 je nach Umfang. Bei Treuhand-Mandaten oft im ersten Mandatsjahr „versteckt" als Mehraufwand verrechnet. Bei Big-4 nicht selten fünfstellig.
• GAV- und Branchen-Spezialfälle. L-GAV Gastro, LMV Bau, GAV Personalverleih erhöhen die Komplexität deutlich und damit den Aufwand — egal bei welchem Modell. Wer die Specialists nicht im Haus hat, zahlt entweder beim Treuhänder pro Stunde oder bei sich selbst durch Fehler und Korrekturen.

Cost-Modelle im Schweizer Markt 2026

Vier Modelle dominieren den Markt:

• In-house mit Software. Sie kaufen eine Lohn-Software (Bexio, SwissSalary, Abacus) und führen die Lohnbuchhaltung selbst durch. Software-Kosten sind tief, Personalkosten dominieren.
• Klassischer Treuhänder. Sie geben das Lohn-Mandat an eine Treuhandfirma. Pauschale oder Stundensatz. Sie behalten keine eigene Software, sondern bekommen monatlich PDF-Lohnabrechnungen.
• Moderne Plattform (mit oder ohne Service). Per-Mitarbeiter-Pricing. Sie können entweder selbst arbeiten (Self-Service) oder das operative Service-Team einbinden (Outsourcing). Beispiele: payrollnow.
• Big-4 / Enterprise-Outsourcing. KPMG, PwC, EY, Deloitte. Quote-based. Für Konzerne und kotierte Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden.

Konkrete Kosten-Vergleiche: 5, 15, 50 und 200 Mitarbeitende

Für vier typische Firmengrössen vergleichen wir die Modelle. Alle Zahlen sind Jahres-Vollkosten inkl. Setup im ersten Jahr. Treuhand-Pauschale gerechnet mit CHF 50/MA/Monat (Mittelwert). In-house mit Bexio Lohn als Software + interne Zeit zu CHF 80/h.

Szenario A — 5 Mitarbeitende (Mikro-KMU)

• In-house mit Bexio Lohn: Software CHF 25/Mt × 12 = CHF 300/J. Interne Zeit ca. 5h/Mt × CHF 80/h × 12 = CHF 4'800/J. Total ca. CHF 5'100/Jahr.
• Klassischer Treuhänder (Pauschale): 5 × CHF 50 × 12 = CHF 3'000/Jahr.
• payrollnow Self-Service: 5 × CHF 12 × 12 = CHF 720/J + Setup CHF 1'500 = Y1 CHF 2'220. Y2+ nur CHF 720.
• payrollnow Outsourcing: 5 × CHF 25 × 12 = CHF 1'500/J + Setup CHF 1'500 = Y1 CHF 3'000. Y2+ nur CHF 1'500.

Beobachtung: Bei 5 MA ist der Treuhänder oft teurer als payrollnow Outsourcing — und payrollnow Self-Service ist mit Abstand am günstigsten.

Szenario B — 15 Mitarbeitende (Klein-KMU)

• In-house mit Bexio Ultimate: Software ca. CHF 600/J. Interne Zeit ca. 10h/Mt × CHF 80 × 12 = CHF 9'600/J. Total ca. CHF 10'200/Jahr.
• Klassischer Treuhänder: 15 × CHF 50 × 12 = CHF 9'000/Jahr.
• payrollnow Self-Service: 15 × CHF 12 × 12 = CHF 2'160 + Setup CHF 1'500 = Y1 CHF 3'660. Y2+ CHF 2'160.
• payrollnow Outsourcing: 15 × CHF 25 × 12 = CHF 4'500 + Setup CHF 1'500 = Y1 CHF 6'000. Y2+ CHF 4'500.

Beobachtung: payrollnow Outsourcing ist hier ein Drittel günstiger als Treuhand, mit deutlich mehr Transparenz und einer modernen Mitarbeiter-App on top.

Szenario C — 50 Mitarbeitende (Mittel-KMU)

• In-house mit dedizierter Lohn-Verantwortlicher (0.5 FTE): Personal CHF 55'000/J + Software CHF 3'000/J = CHF 58'000/Jahr.
• Klassischer Treuhänder: 50 × CHF 50 × 12 = CHF 30'000/Jahr.
• payrollnow Self-Service: 50 × CHF 12 × 12 = CHF 7'200 + Setup CHF 3'000 = Y1 CHF 10'200. Y2+ CHF 7'200.
• payrollnow Outsourcing: 50 × CHF 25 × 12 = CHF 15'000 + Setup CHF 3'000 = Y1 CHF 18'000. Y2+ CHF 15'000.

Beobachtung: Wer mit 50 MA noch intern arbeitet, zahlt 2–6× mehr als bei payrollnow. Der Treuhänder ist auch erheblich teurer.

Szenario D — 200 Mitarbeitende (gehobenes KMU / Mittelstand)

• In-house mit Team (1.5 FTE): Personal CHF 165'000/J + Software/Lizenzen CHF 15'000/J = CHF 180'000/Jahr.
• Klassischer Treuhänder: 200 × CHF 50 × 12 = CHF 120'000/Jahr.
• payrollnow Self-Service: 200 × CHF 12 × 12 = CHF 28'800 + Setup CHF 5'000 = Y1 CHF 33'800. Y2+ CHF 28'800.
• payrollnow Outsourcing: 200 × CHF 25 × 12 = CHF 60'000 + Setup CHF 5'000 = Y1 CHF 65'000. Y2+ CHF 60'000.
• Big-4 / Enterprise-Outsourcing: typisch CHF 100/MA/Monat × 200 × 12 = CHF 240'000/Jahr, plus signifikante Setup-Kosten.

Beobachtung: Bei 200 MA spart payrollnow Outsourcing ca. CHF 55'000/Jahr gegenüber Treuhänder und über CHF 100'000/Jahr gegenüber in-house — bei deutlich höherer Transparenz und Mitarbeiter-App.

Was payrollnow konkret kostet — transparent

Wir vermeiden den Preis-Trick „ab CHF X", denn der ist meist nur für die kleinste Konfiguration realistisch. Bei payrollnow zahlen Sie genau das, was die Tabelle oben zeigt: zwei klare Tarife, keine Pakete, keine Mindestpauschalen.

Vier Punkte sind wichtig zu verstehen, warum payrollnow strukturell günstiger ist als die meisten Alternativen:

• Event-basierte Architektur — kein Lohn-Spezialwissen nötig. Auch in der CHF-12-Plattform-Variante. Sie melden was passiert ist, die Engine erzeugt automatisch alle nötigen Tasks und führt Sie durch jeden Schritt. Bei Bexio, SwissSalary und Abacus müssen Sie selbst wissen, welche Schritte zu tun sind — bei payrollnow nicht.
• Schweizer Payroll Spezialisten für alle GAVs. Unser Team beherrscht L-GAV Gastronomie, LMV Bauhauptgewerbe, GAV Personalverleih, Coiffeur, Maler und alle wichtigen kantonalen Branchenstandards — sodass keine versteckten Kosten durch Spezialfall-Behandlung entstehen.
• Software ODER Outsourcing in einer Plattform — jederzeit wechselbar. Sie starten z.B. mit CHF 12 Self-Service und wechseln später auf CHF 25 Outsourcing, falls sich der Bedarf ändert. Keine Datenmigration nötig.
• Mitarbeiter-App mit KI-Chat inklusive. Native iOS/Android-App. Mitarbeitende lösen Ferien-Anfragen, Spesen, Adressänderungen selbst — das spart HR-Zeit (und damit indirekt Kosten) erheblich.

Setup ist transparent: CHF 1'500–5'000 je nach Umfang. Sie bekommen vor der Unterschrift eine verbindliche Quote, keine Aufwand-Abrechnung im Nachhinein. Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit.

Versteckte Kosten die viele übersehen

Beim Pricing-Vergleich werden meist nur die Sticker-Preise verglichen. Die echten Vollkosten kommen aber oft aus folgenden sechs Töpfen:

Welches Modell passt zu welcher Firmengrösse?

Eine ehrliche Use-Case-Differenzierung basierend auf den Zahlen oben:

• 1–5 Mitarbeitende, einfache Lohnstruktur, Bexio-Kunde: Bexio Lohn intern + optional Treuhand-Mandat für Jahresabschluss. Günstigste Option, aber operative Last bei Ihnen.
• 5–30 Mitarbeitende: payrollnow Self-Service (CHF 12/MA/Mt) ist meistens die wirtschaftlichste Wahl — vor allem wenn Sie zumindest jemanden im Team haben, der den Lohnlauf monatlich freigeben kann. Setup CHF 1'500 amortisiert sich gegenüber Treuhand-Pauschale meist in 3–6 Monaten.
• 20–100 Mitarbeitende mit GAV-Komplexität (Bau, Gastro, Personalverleih): payrollnow Outsourcing (CHF 25/MA/Mt) liefert das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Schweizer Specialists übernehmen die operative Arbeit, Sie sparen ggü. Treuhand-Pauschale ca. 30–50% und bekommen Live-Transparenz statt Blackbox.
• 100–500 Mitarbeitende: Vergleich payrollnow Outsourcing vs. dediziertes In-house-Team. Bei 200 MA spart payrollnow ca. CHF 100'000/Jahr — bei deutlich höherer Skalierbarkeit. Big-4 ist hier meist überdimensioniert.
• 500+ Mitarbeitende, kotiert, international: Big-4 oder ADP. Hier zählt institutionelle Tiefe und internationale Reichweite mehr als Pricing-Optimum.

Nächster Schritt

Wenn Sie für Ihre eigene Situation rechnen wollen, haben Sie bei payrollnow zwei Optionen — je nach gewünschter Tiefe der Übernahme:

Unsicher welche Variante passt? Demo buchen → oder Live-Preisrechner öffnen →

Pricing-Disclaimer: Alle hier genannten Preis-Ranges für andere Anbieter basieren auf öffentlich publizierten Angaben und Marktbeobachtung (Stand Juni 2026). Konkrete Konditionen variieren je nach Setup, Mandat-Komplexität und Region. Korrekturen sind willkommen — schreiben Sie uns.