Make or buy ist bei der Lohnbuchhaltung keine Kostenfrage allein — es ist die Frage, wohin Ihre knappste Ressource fliessen soll: die Zeit Ihrer Leute.
Die erste Frage: Wohin soll Ihre Zeit fliessen?
Bevor Sie Offerten vergleichen, beantworten Sie eine einzige Frage: Wollen Sie interne Kapazität für Administration einsetzen — oder vollständig fürs Kerngeschäft? Alles andere leitet sich daraus ab. Kostenvergleiche zwischen intern und extern rechnen sich schön oder schlecht, je nachdem, was man für die eigene Zeit einsetzt. Die Kapazitätsfrage ist ehrlicher.
Wann extern gewinnt
Outsourcing ist der richtige Weg, wenn Sie sich aufs Kerngeschäft fokussieren wollen. Typische Signale:
- Niemand im Team soll Administrationszeit aufbauen — jede Stunde gehört ins Geschäft
- Es gibt keine HR- oder Admin-Rolle, bei der der Lohn natürlich andocken würde
- Komplexe Fälle häufen sich: GAV, Quellensteuer, Schadensfälle, Revisionen
- Sie wollen Ferien- und Kündigungs-Risiken gar nicht erst im Haus haben
Worauf Sie dabei achten sollten: Transparenz statt Blackbox. Sie geben die Arbeit ab, nicht die Kontrolle — wann sich der Wechsel lohnt und was beim Auslagern bei Ihnen bleibt, haben wir separat beschrieben.
Wann intern gewinnt
- Lohndaten sollen das Haus nicht verlassen — Nähe und Vertraulichkeit sind Ihnen wichtig
- Es gibt eine Admin- oder HR-Person mit Kapazität, bei der der Lohn andocken kann
- Sie wollen Änderungen sofort erfasst haben statt per Mail-Schlaufe zum Dienstleister
Der klassische Einwand gegen intern — «uns fehlt der Spezialist» — ist der Punkt, an dem die Zwei-Optionen-Logik bricht.
Der dritte Weg: intern mit geführtem System
«Intern» hiess früher: Spezialist einstellen. Mit einem eventbasierten, geführten System heisst intern heute: Kontrolle wie inhouse, Fachwissen wie beim Profi — weil das Wissen im System steckt, nicht in einer Person.
Sie melden Ereignisse, das System erstellt Aufgaben, rechnet über alle 26 Kantone korrekt und prüft jede Periode auf Plausibilität. Wie sich das im Alltag anfühlt, steht hier — und warum das die unbesetzte Spezialisten-Stelle erledigt, hier.
Warum die Entscheidung nicht endgültig ist
Der grösste Denkfehler bei Make or buy: die Entscheidung als Einbahnstrasse zu behandeln. Bei payrollnow laufen beide Modi auf derselben Plattform — Software zum Selbermachen für CHF 12 oder Outsourcing mit Service-Team für CHF 25 pro Mitarbeiter und Monat. Der Wechsel ist ein Vertragsupdate: Wer wächst, gibt ab; wer Kapazität aufbaut, holt zurück. Entscheiden Sie für heute, nicht für immer.
Häufige Fragen
Wann sollte ich die Lohnbuchhaltung auslagern?
Vor allem dann, wenn Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen: Wenn intern weder Zeit noch Lust auf Lohnadministration da ist, gehört sie zu einem Partner — idealerweise zu einem, bei dem Sie trotzdem jeden Schritt sehen und per Klick freigeben.
Was spricht dafür, die Lohnbuchhaltung intern zu behalten?
Nähe und Tempo: Lohndaten sind sensibel, Fragen der Mitarbeitenden landen ohnehin intern, und Änderungen sind sofort erfasst statt per Mail unterwegs. Mit einem geführten System braucht intern heute auch keinen Payroll-Spezialisten mehr.
Kann ich zwischen intern und extern wechseln?
Bei payrollnow ja — das ist der Kern des Modells: Software (CHF 12) und Outsourcing (CHF 25) laufen auf derselben Plattform. Der Wechsel ist ein Vertragsupdate, kein Systemwechsel. Viele Kunden starten selbst und geben später ab — oder umgekehrt.