Ein Wechsel der Lohnbuchhaltung gilt als Operation am offenen Herzen: Löhne müssen pünktlich kommen, Sozialversicherungen korrekt abgerechnet, Jahreswerte dürfen nicht verloren gehen. Deshalb bleiben viele Unternehmen Jahre länger auf ihrem System, als sie eigentlich wollen.
Dabei ist die Migration heute der am besten abgesicherte Teil des ganzen Prozesses — wenn sie richtig aufgesetzt ist. Wir migrieren regelmässig Betriebe aus Abacus, Bexio, SAP oder SwissSalary und haben den Ablauf so standardisiert, dass die eigentliche Übernahme in der Regel 2 Tage dauert.
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Wann sich der Wechsel lohnt
Drei Signale sehen wir bei Umsteigern immer wieder:
- Das Wissen hängt an einer Person. Nur eine Mitarbeiterin kennt das System wirklich — Ferien, Kündigung oder Krankheit werden zum Betriebsrisiko.
- Der Aufwand wächst schneller als das Team. Stunden übertragen, Zuschläge rechnen, Meldungen einzeln erledigen: Jeder neue Mitarbeitende macht die Lohnarbeit spürbar grösser.
- Sie zahlen für Wissen, das die Software haben sollte. Wer für die Bedienung seines Lohnprogramms Kurse und Handbücher braucht, trägt Komplexität, die das System übernehmen könnte.
Ein moderner Wechsel wird nicht daran gemessen, wie schnell er geht — sondern daran, wie beweisbar er korrekt ist. Deshalb gehören Back-Testing und Abnahme-Protokoll zum Standard, nicht zum Premium-Paket.
Der Umstieg in 5 Schritten
Sie exportieren Stammdaten und Lohndaten aus Ihrem bisherigen System — als Excel, CSV oder PDF-Auswertung. Welches Format, spielt kaum eine Rolle: Unser Migrations-Tool interpretiert auch unstrukturierte Exporte.
Mitarbeitende, Lohnarten, Versicherungspläne und Jahreswerte werden importiert und den payrollnow-Strukturen zugeordnet. Feld für Feld nachvollziehbar, mit Validierung auf Feldebene — Fehler werden angezeigt, bevor sie ins System gelangen.
Wir spielen bis zu 12 Monate Ihrer bisherigen Lohnläufe im neuen System nach und vergleichen jedes Resultat mit Ihren alten Abrechnungen. Stimmt etwas nicht überein, wird es geklärt — vor dem Livegang, nicht danach.
Auf Wunsch läuft ein Monat doppelt: Ihr altes System rechnet weiter, payrollnow rechnet parallel. Sie vergleichen beide Resultate schwarz auf weiss — erst dann wird umgestellt.
Sie unterzeichnen das Abnahme-Protokoll, das die geprüften Resultate dokumentiert. Ab dann läuft Ihr Lohn eventbasiert: Sie melden, was passiert — das System erstellt die Aufgaben und rechnet in Echtzeit.
Welche Daten übernommen werden
Die kurze Antwort: alles, was für einen nahtlosen Weiterbetrieb nötig ist.
- Personalstammdaten — inklusive Eintritte, Pensen, Bankverbindungen und Quellensteuer-Merkmalen.
- Lohnarten und Zulagen — Ihre bestehende Lohnstruktur wird auf payrollnow-Lohnarten gemappt, nicht plattgedrückt.
- Jahreswerte (YTD) — kumulierte Bruttolöhne, Sozialversicherungs-Basen und Quellensteuer-Werte, damit der unterjährige Wechsel sauber funktioniert und der Lohnausweis am Jahresende stimmt.
- Versicherungs-Setup — BVG-, UVG- und KTG-Verträge werden im neuen System abgebildet, die Meldungen laufen ab Livegang automatisch.
Das Sicherheitsnetz: Back-Testing & Parallel-Run
Der Grund, warum Wechsel-Projekte scheitern, ist selten die Technik — es ist das fehlende Vertrauen in die Zahlen. Genau dafür gibt es zwei Mechanismen:
Back-Testing beweist rückwärts: Das neue System rechnet Ihre Vergangenheit nach und muss auf dieselben Resultate kommen wie das alte. Parallel-Run beweist vorwärts: Ein Monat läuft doppelt, Sie vergleichen live. Zusammen mit dem Abnahme-Protokoll haben Sie einen dokumentierten, revisionsfesten Nachweis, dass der Umstieg korrekt war — kein Bauchgefühl, sondern Zahlen.
Mehr zum Ablauf finden Sie auf unserer Migrations-Seite — oder Sie rechnen mit dem Preisrechner gleich aus, was der Wechsel für Ihre Teamgrösse bedeutet.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Wechsel von Abacus zu payrollnow?
Die eigentliche Migration dauert in der Regel 2 Tage — inklusive Import der Stammdaten, Lohnarten und Jahreswerte. Danach folgen Back-Testing und auf Wunsch ein Parallel-Run, bevor Sie das Abnahme-Protokoll unterzeichnen und live gehen.
Können wir auch mitten im Jahr wechseln?
Ja. Die unterjährige Übernahme ist Standard: Wir importieren die bisherigen Jahreswerte (YTD) pro Mitarbeitenden, damit 13. Monatslohn, Sozialversicherungs-Basen und Quellensteuer nahtlos weiterlaufen. Ein Wechsel per 1. Januar ist möglich, aber nicht nötig.
Was passiert mit unseren bisherigen Lohndaten?
Stammdaten, Lohnarten-Zuordnungen und kumulierte Jahreswerte werden übernommen. Mit dem 12-Monats-Back-Testing spielen wir zusätzlich Ihre vergangenen Lohnläufe im neuen System nach und vergleichen die Resultate — Abweichungen werden geklärt, bevor Sie live gehen.
Was kostet der Umstieg?
Das Setup kostet einmalig CHF 1'500 bis 5'000, je nach Umfang. Danach zahlen Sie pro Mitarbeiter und Monat: CHF 12 für die Software zum Selbermachen oder CHF 25 für das Outsourcing mit Service-Team. Keine versteckten Kosten, keine Aufwand-Abrechnung.