Kein Termin diszipliniert die Lohnbuchhaltung so sehr wie der 31. Dezember. Ausgleichskasse, Versicherer, Steuerämter und Mitarbeitende erwarten Zahlen — vollständig, konsistent und fristgerecht.
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Die Jahresabschluss-Checkliste
Letzte Mutationen, 13. Monatslohn, Boni und Korrekturen verbuchen. Alles, was hier fehlt, wird später zur Nachdeklaration.
Kumulative Bruttolöhne, AHV/ALV-Basen und BVG-Löhne gegen die Buchhaltung abstimmen. Das Kumulativjournal ist hier das zentrale Kontrollinstrument.
AHV-Lohndeklaration, BVG-/UVG-/KTG-Lohnmeldungen, Quellensteuer-Jahresabrechnungen und BFS-Statistik — heute idealerweise gebündelt via Swissdec ELM statt einzeln pro Empfänger.
Für jeden Mitarbeitenden, mit allen Ziffern — inklusive Spesen, Naturalleistungen und Beteiligungen. Zustellung bis Ende Januar, damit die Steuererklärungen nicht warten.
Journale, Meldebestätigungen und Abrechnungen revisionssicher ablegen — die AHV-Revision kommt bestimmt.
Warum der Dezember so streng ist
Der Jahresabschluss ist deshalb ein Projekt, weil er in vielen Betrieben die erste vollständige Kontrolle des Jahres ist. Zwölf Monate Einzelentscheide — Zuschläge, Pensen, Korrekturen, Eintritte — treffen auf einen Stichtag. Was übers Jahr niemand gegengeprüft hat, muss jetzt gefunden werden. Darum die Überstunden im Dezember, darum die Suchanfragen im Januar.
Der Abschluss, der das ganze Jahr mitläuft
Wenn jede Periode beim Schliessen bereits geprüft ist, ist der Jahresabschluss nur noch die zwölfte Wiederholung eines funktionierenden Ablaufs — plus Knopfdruck für die Deklarationen.
Eventbasiert heisst: Jahreswerte kumulieren laufend, das Kumulativjournal ist jederzeit aktuell, und die Plausibilitätsprüfung kontrolliert jede Periode gegen die Historie — im Monat, in dem Fehler entstehen, nicht zwölf Monate später. Lohnausweise entstehen automatisch und landen in der Mitarbeiter-App; die Meldungen gehen via Swissdec ELM 5.1 (via Partner) gebündelt raus.
Der Dezember bleibt ein Monat mit 13. Monatslohn und etwas mehr Ereignissen — aber er ist kein Projekt mehr. Und das neue Jahr müssen Sie danach auch nicht eröffnen.
Häufige Fragen
Welche Meldungen gehören zum Lohn-Jahresabschluss in der Schweiz?
Die AHV-Lohndeklaration an die Ausgleichskasse, die Lohnmeldungen an BVG-, UVG- und KTG-Versicherer, die Quellensteuer-Abrechnungen der Kantone, die Lohnausweise für alle Mitarbeitenden sowie — je nach Betrieb — die BFS-Lohnstrukturerhebung. Vieles davon läuft über Swissdec ELM gebündelt.
Wann müssen die Lohnausweise verschickt sein?
Die Mitarbeitenden brauchen den Lohnausweis für ihre Steuererklärung — üblich ist der Versand bis Ende Januar. Bei payrollnow entstehen die Lohnausweise automatisch aus den kumulierten Jahreswerten und stehen in der Mitarbeiter-App bereit.
Wie prüfen wir vor dem Abschluss, ob alles stimmt?
Bei uns übernimmt das die Plausibilitätsprüfung: Jede Periode wird gegen die Historie geprüft — fehlende Beiträge, auffällige Abweichungen, negative Werte. So finden Fehler nicht erst im Dezember statt, sondern im Monat, in dem sie entstehen.