Quellensteuer in der Schweiz: Wer sie zahlt, wie sie berechnet wird — und was Arbeitgeber tun müssen

Die Quellensteuer ist die Einkommenssteuer, die nicht per Steuererklärung, sondern direkt an der Quelle erhoben wird: Der Arbeitgeber zieht sie jeden Monat vom Bruttolohn ab und liefert sie an den Kanton ab. Für die Betroffenen ist das eine Vereinfachung — für den Arbeitgeber eine Pflicht mit Haftung: Wer falsch abzieht, schuldet die Differenz.

Was die Quellensteuer ist

Sie ersetzt für bestimmte Personengruppen die ordentliche Veranlagung. Statt einmal im Jahr eine Steuererklärung auszufüllen, wird die Steuer laufend vom Lohn einbehalten — Bund, Kanton und Gemeinde sind im Abzug bereits enthalten. Der Satz hängt vom Einkommen, dem Tarifcode und dem Kanton ab.

Wer sie zahlen muss

Berechnung und Tarife

Grundlage ist der Brutto-Monatslohn inklusive aller Zulagen: Überstunden, Spesenpauschalen mit Lohncharakter, Trinkgelder, Boni, Treueprämien und der 13. Monatslohn zählen im Monat ihrer Auszahlung dazu — was den satzbestimmenden Lohn in diesem Monat erhöhen kann. Der anzuwendende Satz kommt aus dem Tarifcode — er ist ein Baukasten aus drei Teilen:

Beispiel B2J: verheiratet mit einem Einkommen, zwei Kinder, kirchensteuerpflichtig. Jede Änderung im Leben ändert den Code.

• Tarif A: Alleinstehende ohne Kinder
• Tarif B: Verheiratete mit nur einem Erwerbseinkommen — abgestuft nach Kinderzahl (B0, B1, B2 …)
• Tarif C: Verheiratete Doppelverdiener, ebenfalls nach Kinderzahl abgestuft
• Tarif H: Alleinerziehende mit Kindern im eigenen Haushalt
• J/N: Das Kürzel am Ende steht für mit oder ohne Kirchensteuer — ein Detail, das gern vergessen geht und den Satz spürbar verändert

Für Grenzgänger aus einzelnen Nachbarländern gelten daneben Sondertarife aus den Doppelbesteuerungsabkommen. Und weil jeder Kanton eigene Tariftabellen führt, ist derselbe Lohn in Zug und in Neuenburg unterschiedlich belastet.

Wohnkanton, Arbeitsort — und die 120'000er-Grenze

Massgebend ist grundsätzlich der Wohnkanton der mitarbeitenden Person — nicht der Sitz des Arbeitgebers. Nur bei Personen ohne Schweizer Wohnsitz (etwa Grenzgängern) gilt das Arbeitsortprinzip. Für Arbeitgeber heisst das: Ein Team mit Wohnorten in vier Kantonen bedeutet vier verschiedene Tariftabellen und vier Abrechnungsbeziehungen.

Wichtig seit der Quellensteuer-Reform 2021: Ab einem Bruttojahreseinkommen von CHF 120'000 ist die nachträgliche ordentliche Veranlagung schweizweit obligatorisch — die Person reicht eine Steuererklärung ein, die bezahlte Quellensteuer wird angerechnet. Darunter kann sie die Veranlagung bis zum 31. März des Folgejahres freiwillig beantragen, zum Beispiel um Säule-3a-Beiträge, Einkäufe in die Pensionskasse oder Weiterbildungskosten abzuziehen — die Tarife selbst enthalten nur die Standardabzüge.

Ihre Pflichten als Arbeitgeber

• Quellensteuerpflichtige Mitarbeitende beim Kanton anmelden und den korrekten Tarifcode ermitteln — inklusive Kirchensteuer-Kürzel
• Monatlich abziehen und abrechnen, nach der Tariftabelle des richtigen Kantons
• Änderungen nachführen: Heirat, Scheidung, Geburt, Konfessionswechsel, Partner nimmt Arbeit auf, Bewilligungswechsel — jeder dieser Fälle ändert den Code, meist ab dem Folgemonat
• Fristgerecht an die Steuerbehörde melden und zahlen — dafür gibt es die Bezugsprovision als kleine Entschädigung, aber auch die Haftung für Fehler

So läuft es bei payrollnow

Bei payrollnow ist die Quellensteuer in beiden Modellen eingebaut — der Unterschied ist nur, wer klickt:

Self-Service mit der Payroll Software: Sie erfassen das Ereignis, das System weiss, was zu tun ist, und führt Sie durch — so sieht das konkret aus:

Payroll Outsourcing: Im Outsourcing übernimmt unser Schweizer Service-Team die Quellensteuer komplett — Anmeldung, Tarifzuweisung, monatliche Abrechnung und die Kommunikation mit den Kantonen. Sie melden nur die Ereignisse.

Wie tückisch die Quellensteuer wird, wenn Einsatzorte und Kantone laufend wechseln, zeigt unser Praxisbeitrag zur Quellensteuer im Personalverleih — und warum solches Regelwerk grundsätzlich ins System gehört, der Beitrag Lohnbuchhaltung automatisieren.

Häufige Fragen

Wer muss in der Schweiz Quellensteuer zahlen?

Ausländische Arbeitnehmende mit Wohnsitz in der Schweiz, die keine Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) haben — ausser ihr Ehepartner besitzt den Ausweis C oder das Schweizer Bürgerrecht. Dazu kommen Personen mit Wohnsitz im Ausland, die in der Schweiz Erwerbseinkommen erzielen, etwa Grenzgänger und Wochenaufenthalter.

Welche Quellensteuer-Tarife gibt es?

Tarif A für Alleinstehende, B für Verheiratete mit einem Einkommen, C für verheiratete Doppelverdiener und H für Alleinerziehende — jeweils abgestuft nach Anzahl Kinder und ergänzt um ein J oder N für die Kirchensteuer. Für Grenzgänger aus einzelnen Ländern gelten zusätzliche Sondertarife.

Was passiert ab 120'000 Franken Jahreseinkommen?

Dann wird die nachträgliche ordentliche Veranlagung obligatorisch: Die quellensteuerpflichtige Person reicht eine Steuererklärung ein, die Quellensteuer wird als Vorauszahlung angerechnet. Diese Grenze gilt seit der Reform 2021 schweizweit einheitlich. Unterhalb der Grenze kann die Veranlagung freiwillig beantragt werden — bis zum 31. März des Folgejahres, etwa um Einzahlungen in die Säule 3a geltend zu machen.

Was muss ich als Arbeitgeber bei Änderungen tun?

Zivilstand, Kinder, Konfession, Erwerbstätigkeit des Partners oder ein Bewilligungswechsel ändern den Tarifcode — teilweise mitten im Jahr. Der Arbeitgeber muss den neuen Code ab dem Folgemonat anwenden und die Abrechnung gegenüber dem Kanton korrekt fortführen. Genau solche Wechsel sind die häufigste Fehlerquelle in der Praxis.