Die Gehaltsabrechnung — in der Schweiz meist Lohnabrechnung genannt — ist die einzige Aufgabe im Unternehmen, die jeden Monat pünktlich, korrekt und gesetzeskonform sein muss. Kein Wunder, ist sie der Klassiker unter den ausgelagerten Prozessen.
Die entscheidende Frage ist nicht, ob Auslagern funktioniert. Sondern: in welchem Modell. Denn zwischen «Unterlagen per Mail an den Treuhänder» und einem geführten System mit Service-Team liegen Welten — bei Tempo, Transparenz und Kosten.
Gehaltsabrechnung oder Lohnabrechnung?
Kurz geklärt: Es ist dasselbe. «Gehalt» sagt man in Deutschland, «Lohn» in der Schweiz — abgerechnet wird in beiden Fällen dasselbe Paket aus Bruttolohn, Sozialversicherungen, Quellensteuer und Lohnausweis. Wer in der Schweiz nach Gehaltsabrechnung-Outsourcing sucht, meint das Auslagern der Lohnbuchhaltung.
Was das Outsourcing umfasst
Ein vollständiges Payroll-Outsourcing deckt vier Bereiche ab — alles darunter ist Teilauslagerung:
- Lohnabwicklung: monatliche Abrechnungen, Lohnausweise, Zahlungsfiles für Ihr E-Banking, Buchungsbelege für die Buchhaltung.
- Sozialversicherungen und Quellensteuer: AHV/IV/EO, BVG, UVG, KTG und die Quellensteuer in allen 26 Kantonen — inklusive der Meldungen via Swissdec ELM 5.1 (via Partner).
- Ausgleichskassen-Anträge: Mutterschafts- und Vaterschaftsentschädigung, Erwerbsersatz, Kinderzulagen — gestellt, nachverfolgt, verbucht.
- Schadensfall-Abwicklung: Krankheits- und Unfallfälle inklusive Taggeld-Abrechnung und Versicherungs-Korrespondenz.
Unser Modell: Sie melden, wir erledigen, Sie geben frei
Klassisches Outsourcing hat einen wunden Punkt: die Blackbox. Unterlagen gehen raus, irgendwann kommen Abrechnungen zurück — was dazwischen passiert, sieht niemand. Unser Modell dreht das um:
Eintritt, Krankheit, Bonus, Pensum-Änderung — ein Satz genügt, gern mit Dokument. Mehr Input braucht es von Ihrer Seite nicht.
Unser Service-Team übernimmt Anmeldungen, Abrechnungen, Behördenmeldungen und Versicherungs-Korrespondenz — auf derselben Plattform, auf der Sie jederzeit den Status jedes Schritts sehen.
Vor Auszahlung und Meldung liegt die Freigabe bei Ihnen. Die Plausibilitätsprüfung vergleicht jede Periode mit der Historie, bevor Geld fliesst — Kontrolle ist eingebaut, nicht angefügt.
Der Unterschied zum Treuhänder-Klassiker: kein Monatsrhythmus, keine Mail-Schlaufen, keine Aufwand-Rechnung am Quartalsende. Der Unterschied zur reinen Software: Sie müssen nichts selbst bedienen.
Das Team dahinter: 25 Spezialisten
25 Payroll-Spezialistinnen und -Spezialisten · über 60 Jahre gebündelte Payroll-Erfahrung · 16 Jahre Softwareentwicklung · 100% Schweiz — Entwicklung und Hosting.
Ausgelagert heisst bei uns nicht anonymisiert: Sie haben einen persönlichen Ansprechpartner statt eines Ticketsystems — eine Person, die Ihr Mandat kennt und Verantwortung dafür trägt. payrollnow ist Teil der ESGroup, seit 16 Jahren in der Softwareentwicklung und seit über 5 Jahren mit vollem Fokus auf Payroll. Das Team, das Ihre Gehaltsabrechnung führt, macht nichts anderes.
Was es kostet
Unsere Preise stehen öffentlich auf der Website — das ist im Payroll-Markt seltener, als es sein sollte:
- Payroll Outsourcing: CHF 25 pro Mitarbeiter und Monat, ab 25 Mitarbeitenden. Komplette Lohnarbeit durch das Service-Team, Sie geben frei.
- Payroll Software: CHF 12 pro Mitarbeiter und Monat — falls Sie lieber selbst machen, mit demselben geführten System. Jederzeit wechselbar, ohne Systemwechsel.
- Setup: einmalig CHF 1'500 bis 5'000, inklusive Migration in 2 Tagen, 12-Monats-Back-Testing und Abnahme-Protokoll.
Rechnen Sie Ihre Teamgrösse im Preisrechner durch — oder schauen Sie sich an, was das Outsourcing im Detail umfasst.
Häufige Fragen
Was kostet das Outsourcing der Gehaltsabrechnung?
Bei payrollnow: CHF 25 pro Mitarbeiter und Monat, ab 25 Mitarbeitenden — plus einmaliges Setup von CHF 1'500 bis 5'000 inklusive Datenübernahme und Back-Testing. Keine Aufwand-Abrechnung, keine versteckten Kosten. Kleinere Teams starten mit der Payroll Software für CHF 12 und wechseln später ins Outsourcing.
Behalten wir die Kontrolle über die Löhne?
Ja — das ist der Kern unseres Modells. Sie sehen jederzeit jeden offenen Schritt, jede Abrechnung und jede Meldung in der Plattform. Ausgeführt wird erst nach Ihrer Freigabe. Outsourcing heisst bei uns: Wir machen die Arbeit, nicht die Entscheidungen.
Gehaltsabrechnung oder Lohnabrechnung — was ist der Unterschied?
Inhaltlich keiner. «Gehaltsabrechnung» ist der in Deutschland übliche Begriff, in der Schweiz sagt man «Lohnabrechnung». Gemeint ist dasselbe: die monatliche Abrechnung von Lohn, Sozialversicherungen und Quellensteuer.
Wie schnell können wir auslagern?
Die Migration aus Ihrem bisherigen System dauert in der Regel 2 Tage — inklusive Übernahme der Jahreswerte. Mit 12-Monats-Back-Testing und optionalem Parallel-Run wechseln Sie ohne Risiko, auch mitten im Jahr.